予約業務を武器に変える。トレタでさらば、紙の予約台帳
教育・管理

さらば、紙の予約台帳!トレタで予約業務を武器に変える。

ざっくり言うと

  • 予約台帳はITの時代
  • トレタの便利な機能とは
  • 「他店舗送客を効率化」「テーブル管理を廃止」「回転率がアップ」した3つの事例

 

紙の予約台帳の煩わしさは、みなさん経験済みではないでしょうか。
「電話で受けた予約を転記ミス」「聞き間違いしてダブルブッキング」「閉じてしまうとその場限りの、活かしきれない顧客情報たち」……。

 

今回紹介するサービス「トレタ」は、業界シェアNO.1の飲食店向け予約/顧客台帳サービスです。煩雑な予約作業を削減できるだけでなく、より戦略的に売上アップに活用することもできるのだとか。

 

トレタの導入事例を中心に、そのメリットを見ていきましょう。

 

トレタの便利な機能、メリット

 

テーブル管理の見える化

 

「空きテーブル」や、「会計済み」など、テーブル毎のステータスが一目瞭然です。

 

タブレットに表示された「空きテーブル」や、「会計済み」など、テーブル毎のステータス

 

顧客情報を蓄積できる

 

紙の台帳は一度書いたらそれきり。トレタは、名前、性別、電話番号のほか、お誕生日のケーキのメッセージや、お客様の好きな食材などを“手書き”で自由にメモでき、来店時のサービスに役立ちます。

 

瞬時に登録済みの顧客情報が分かる

 

検索に手間は取らせません。名前か電話番号を入力するだけで、登録済みの顧客情報を表示します。

 

登録済みの顧客情報が表示されたタブレットの画面

 

誰でも簡単に操作できる

 

飲食店の経営・現場経験のある人物が、“使い勝手”を最も重要視して開発したので、スタッフの入れ替わりが多い居酒屋でも安心。属人化することなく、誰でも簡単に予約業務が可能です。

 

「Yahoo!予約 飲食店」などの予約サイトや、POS(売上情報や来店情報)と連携

 

データを連携することで一元管理が可能に。顧客情報を蓄積でき、経営改善に活用できます。

 

録音機能

 

電話での予約の受け答えを自動録音。聞き逃しもありません。

 

プッシュ機能

 

予約の情報を、直前にリマインドで通知します。電話やSMSで予約内容を再通知することもできます。

 

 

それでは、トレタの基本的な機能が分かったところで、導入事例を見ていきましょう。

 

事例1「転記ミス、ダブルブッキングが解消。近隣店舗への送客が容易になり、売上アップ」

 

俺の魚を食ってみろ!! 神田南店 店長 山崎雄也さん

俺の魚を食ってみろ!! 神田南店

  • 店長 山崎雄也さん
  • 業態:居酒屋
  • 規模:6〜10店舗
  • 解決したかった課題:転記ミス、ダブルブッキング
  • 導入後の効果:ミスの減少。予約の受付を全てアルバイトさんに任せられるように

 

『もっとも効果が上がっているのは、近隣の店舗間での相互送客です。その場で他店舗の予約状況が「見える」ので、仕入れや人員計画が正確になって、より効率的な運用になりました。

 

また、予約時にお客さまに何をどうお伝えしたかは、録音データを聞き直せば分かります。取りこぼしは確実に減りました。

 

結果、トレタ導入前に比べて売上が180〜200%アップ。

 

スタッフの配置や仕入れの量など、全店舗トータルで考えたらこのぐらいは必要だ、と考えることができています』

 

事例2「司令塔役を置かなくて済み、サービスに集中。客層の分析も容易に」

 

焼肉稲田  店長 山田朋徳さん

焼肉稲田

  • 店長 山田朋徳さん
  • 業態:焼肉店
  • 規模:11〜30店舗
  • 解決したかった課題:テーブル管理。台帳の手書き作業の煩雑さ
  • 導入後の効果:電話番号だけで顧客情報が瞬時に分かる便利さ。手書き作業が一切不要に

 

『トレタを導入してからは、デシャップ(テーブル毎にラストオーダーのタイミングを管理・指示する司令塔の役割)がいなくても回るので、その分の工程がなくなり、人件費を一人分削減できました。

 

あとは、経営が戦略的になってきましたね。予約情報を分析してみたら、平日は会社関係・接待・カップルの利用が多く、土日はファミリー層が多い。

それからは、たとえば、土日にはファミリー層に向けた接客やメニューに気をつけよう、回転率を下げないように気を付けようと考えるようになりました。

 

トレタが司令塔となって業務の効率化ができたことで、接客に集中できるようになりましたよ』

 

事例3 「営業時間のロスが分かり、開店時間を変更→回転率アップ」

 

酉たか ソムリエ 山口大樹さん

酉たか

  • ソムリエ 山口大樹さん
  • 業態:焼き鳥店
  • 規模:11〜30店舗
  • 解決したかった課題:以前使っていた予約管理システムが遅かった
  • 導入後の効果:来店回数、空きテーブルの見える化

 

『一番の効果は、お客様の来店回数が分かるようになったこと。回数を重ねて来られるお客様には、メモ機能を活用して、お好みのお酒や料理、席などなんでもメモしています。

 

また、トレタのテーブル管理の画面なら、店の空き状況がとてもよくわかるんです。土日で見ていると、21時以降の時間帯にムダがあることがはっきり現れていました。

 

こういうことは、紙で予約管理をしていたら気づかなかったと思うんですよね。

 

営業時間を繰り上げてから、2回転が3回転へと回転率も上がり、土日は満席になることが多くなりました。早くから営業することで、ファミリーのお客さまの需要をしっかり掴めたからだと思います』

 

このように、トレタの導入前は業務の効率化を期待していたものが、結果として売上アップにつながることもあるようです。

 

予約業務で煩わしさを感じている方々、一度検討してみてはいかがでしょうか。

 

写真:株式会社トレタ

 

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